บทที่
7
เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
การออกแบบระบบมักจะใช้รูปภาพและสัญลักษณ์ เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลายชนิดแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน ใช้ในโอกาสแตกต่างกัน เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ และการใช้งานที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนักวิเคราะห์ระบบว่าจะนำไปใช้ในขั้นตอนใดซึ่งจะต้องศึกษาคุณสมบัติของเครื่องมือนั้นให้เข้าใจเพื่อที่จะได้นำ ไปใช้อย่างถูกขั้นตอนและถูกต้องตามวิธีใช้งานของเครื่องมือแต่ละชนิด
แผนภูมิ Block
Diagram
เป็นแผนภูมิที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม
(Activity) ต่าง ๆ
หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถนำไปใช้ในการเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่าง
ๆ ได้หลายอย่าง เช่น
1.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart) ซึ่งเป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ
มีการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น
แบ่งออกเป็นฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานต่าง
ๆ เหล่านั้นมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสายการบังคับบัญชากันอย่างไรเป็นต้น
3.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม
(Program Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงการทำงานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน
ตั้งแต่เริ่มต้นโปรแกรม ดำเนินไปตามขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม
ไปจนสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routine การทำงานใหญ่ ๆ
4.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data FlowDiagram :
DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้สำหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติงานไปตามลำดับขั้นตอนกันอย่างไรบ้าง
แผนภูมิการจัดองค์กร (Organization
Chart)
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชากันอย่างไร รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรนี้ในการสัมภาษณ์ และสอบถามข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรได้ เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละตำแหน่งในทางปฏิบัติงานจริงอาจมีความแตกต่างกันบ้าง นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร
เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชากันอย่างไร รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรนี้ในการสัมภาษณ์ และสอบถามข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรได้ เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละตำแหน่งในทางปฏิบัติงานจริงอาจมีความแตกต่างกันบ้าง นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร
แผนภาพการแจกจ่ายงาน (Work
Distribution Chart)
เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงงานต่าง
ๆ ที่ต้องกระทำว่ามีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ทำ และใช้เวลาเท่าใด
รวมทั้งยังช่วยผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั่วถึงและสมดุล
|
งาน/บุคคล
|
สมศิริ
Assistance Manager |
ปิยะฉัตร
Purchasing Supervisor |
นงลักษณ์
Purchasing Clerk |
พรทิพย์
Store Receiver |
|
การสั่งซื้อสินค้า
|
|
ตรวจสอบตาคา
และจำนวนที่สั่ง (10) |
พิมพ์ใบสั่งซื้อ (5)
|
|
|
การตรวจสอบ
|
ตรวจสอบและ
อนุมัติใบสั่งซื้อ |
ตรวจทานใบสั่งซื้อ(2)
|
|
|
|
การรับสินค้า
|
|
|
|
ตรวจสอบสินค้าที่รับกับรายการที่สั่ง
(15)
|
|
อื่น ๆ
|
จัดการประชุม(10)
|
ดูรายละเอียดปลีกย่อย (15)
|
จัดเก็บเอกสารการ
สั่งซื้อ (10) |
จัดเก็บเอกสารการ
รับของ (10) |
แผนภูมิ Gantt
chart (Gantt’s Chart)
เป็นแผนภูมิแท่งชนิด Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้น ๆ การเขียน Gantt chart จะต้องกำหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่งจะแสดงภาพรวมของโครงการนั้น ๆ ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถทำการตรวจสอบความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้ อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น
Gantt chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมาจะเป็นรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่าย ๆ ที่สามาถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นทำอะไร
เป็นแผนภูมิแท่งชนิด Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้น ๆ การเขียน Gantt chart จะต้องกำหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่งจะแสดงภาพรวมของโครงการนั้น ๆ ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถทำการตรวจสอบความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้ อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น
Gantt chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมาจะเป็นรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่าย ๆ ที่สามาถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นทำอะไร
ปฏิทินการปฏิบัติงาน (Time
Schedule and Time Table)
เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ วันที่ที่ทำงานแล้วเสร็จ
เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ วันที่ที่ทำงานแล้วเสร็จ
กิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ
|
เริ่มทำงานวันที่
|
สิ้นสุดการทำงานวันที่
|
การวิเคราะห์ระบบงานทะเบียน
|
1
ม.ค. 2548
|
15
ม.ค. 2548
|
การออกแบบระบบ
|
10
ม.ค. 2548
|
10
ก.พ. 2548
|
การพัฒนาระบบงานทะเบียน
|
15
ก.พ. 2548
|
31
ม.ค. 2548
|
การทดสอบปรับปรุงแก้ไขระบบ
|
15
ม.ค. 2548
|
15
เม.ย. 2548
|
การบำรุงรักษาระบบ
|
15
ม.ค. 2548
|
--------
|
ตาราง Input/Output
Table
เป็นตารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๆ 2 ส่วน คือ
1. ส่วนที่เป็นรายการ Input ประกอบด้วย รายการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่ง ๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์ประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องทำเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย เสียก่อน แล้วจึงนำมาเข้าเป็นตารางต่อไป
2. ส่วนของเลขตาราง ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้
ประโยชน์ของตาราง Input/Output Table
เป็นตารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๆ 2 ส่วน คือ
1. ส่วนที่เป็นรายการ Input ประกอบด้วย รายการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่ง ๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์ประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องทำเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย เสียก่อน แล้วจึงนำมาเข้าเป็นตารางต่อไป
2. ส่วนของเลขตาราง ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้
ประโยชน์ของตาราง Input/Output Table
ทำให้ทราบจำนวนตารางที่ได้ทำการออกแบบทั้งหมด
ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่าง
ๆ ของแต่ละตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป
เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่า มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตารางจะได้ทำการออกแบบตารางของรายการนั้น
ๆ ต่อไป
เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ำกัน
ที่ควรจะทำการตัดออก
รายการ
|
T1
|
T2
|
T3
|
T4
|
T5
|
T6
|
T7
|
T8
|
T9
|
1.
IDNO
|
|||||||||
2.
เพศ
|
/
|
/
|
/
|
/
|
/
|
/
|
/
|
||
3.
วันเดือนปีเกิด
|
/
|
||||||||
4.
วันเดือนปีที่เข้าทำงาน
|
/
|
//
|
/
|
/
|
|||||
5.
ตำแหน่ง
|
/
|
//
|
/
|
/
|
|||||
6.
แผนก
|
|||||||||
7.
เงินเดือน
|
/
|
/
|
/
|
/
|
/
|
||||
8.
การศึกษา
|
/
|
/
|
/
|
||||||
9.
สภาพการสมรส
|
การวิเคราะห์ข่ายงาน (Network
Analysis)
แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งให้แสดงเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยที่แต่ละ Node จะเชื่อมโยงด้วยเส้นตรงแสดงถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งเวลาที่จะต้องใช้ในการทำกิจกรรมนั้น ๆ การเขียนตารางเวลาการทำงานโดยใช้เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ
1. PERT : Program Evaluation and Review Technique
เป็นแผนภาพที่ใช้สำหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ ซึ่งแสดงถึงลำดับการทำงานกับเวลา รวมทั้งยังอำนวยความสะดวกให้ผู้วางแผน พิจารณาว่างานใดที่มีผลกระทบทำให้งานอื่น ๆ ล่าช้ากว่ากำหนด แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดงรายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงลำดับของงานกับเวลา
PERT เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่าง ๆ สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และยังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำให้โครงการที่วางไว้สำเร็จลุล่วง
แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งให้แสดงเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยที่แต่ละ Node จะเชื่อมโยงด้วยเส้นตรงแสดงถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่าง ๆ รวมทั้งเวลาที่จะต้องใช้ในการทำกิจกรรมนั้น ๆ การเขียนตารางเวลาการทำงานโดยใช้เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ
1. PERT : Program Evaluation and Review Technique
เป็นแผนภาพที่ใช้สำหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ ซึ่งแสดงถึงลำดับการทำงานกับเวลา รวมทั้งยังอำนวยความสะดวกให้ผู้วางแผน พิจารณาว่างานใดที่มีผลกระทบทำให้งานอื่น ๆ ล่าช้ากว่ากำหนด แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดงรายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงลำดับของงานกับเวลา
PERT เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่าง ๆ สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และยังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำให้โครงการที่วางไว้สำเร็จลุล่วง
ข้อดีของ PERT
ใช้พิจารณาจัดลำดับงานต่าง
ๆ โดยเฉพาะงานที่ต้องทำเป็นอิสระจากกัน
ใช้ประมาณเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม
รวมทั้งเวลาที่ใช้ทั้งโครงการ
สามารถชี้ให้เห็นงานที่มีผลกระทบต่องานอื่น
ๆ ทั้งโครงการ ถ้างานนั้นสำเร็จล่าช้ากว่ากำหนด
ใช้ประมาณค่าเฉลี่ยของเวลาที่ใช้สำหรับการทำตารางใหม่
เพื่อให้โครงการสำเร็จ
ใช้คำนวณเวลาที่ต้องใช้มากที่สุดสำหรับโครงการ
2.
CPM : Critical Path Method
เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการเพื่อใช้ในการกำหนด การรวม และวิเคระห์กิจกรรม
ต่าง ๆ ที่จะต้องทำในโครงการอย่างประหยัดที่สุดและให้เสร็จทันเวลา โดยเริ่มจากการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการออกเป็นกิจกรรมย่อย ๆ ซึ่งกิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้เวลาในการทำงานเป็นช่วงเวลาหนึ่ง ฉะนั้นจึงจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม ใช้ลูกศรเชื่อมระหว่างกิจกรรมและมีลำดับหรือคำอธิบายกิจกรรมและตัวเลขกำกับไว้ที่ลูกศรแต่ละอันซึ่งตัวเลขที่กำกับนี้จะเป็นเวลาที่ใช้ทำงานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง
Critical Path คือ การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมสุดท้าย หากมีกิจกรรมที่ทำพร้อมกัน (เส้นขนานกัน) ให้ใช้เวลาที่นานที่สุดมาทำการคำนวณ
เป็นเครื่องมือทางด้านการจัดการเพื่อใช้ในการกำหนด การรวม และวิเคระห์กิจกรรม
ต่าง ๆ ที่จะต้องทำในโครงการอย่างประหยัดที่สุดและให้เสร็จทันเวลา โดยเริ่มจากการแยกกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการออกเป็นกิจกรรมย่อย ๆ ซึ่งกิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้เวลาในการทำงานเป็นช่วงเวลาหนึ่ง ฉะนั้นจึงจะมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม ใช้ลูกศรเชื่อมระหว่างกิจกรรมและมีลำดับหรือคำอธิบายกิจกรรมและตัวเลขกำกับไว้ที่ลูกศรแต่ละอันซึ่งตัวเลขที่กำกับนี้จะเป็นเวลาที่ใช้ทำงานจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง
Critical Path คือ การคำนวณระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้นกิจกรรมแรกไปจนเสร็จสิ้นกิจกรรมสุดท้าย หากมีกิจกรรมที่ทำพร้อมกัน (เส้นขนานกัน) ให้ใช้เวลาที่นานที่สุดมาทำการคำนวณ
Critical Path คือ 1-2-3-4-5-6-7
ใช้เวลาทั้งหมด 10 วัน
